Peppol is verplicht in België — wat moet je nu doen?

Wat is Peppol precies?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten — facturen, orders, creditnota's — tussen bedrijven en overheden. Het is geen software die je installeert, maar een netwerk waar je op aansluit, vergelijkbaar met hoe e-mail werkt maar dan voor gestructureerde zakelijke documenten.

In de praktijk betekent dit dat je facturen worden verstuurd als gestructureerde XML-bestanden (UBL-formaat) via het Peppol-netwerk, in plaats van als een PDF-bijlage in een e-mail. De ontvanger krijgt de factuur rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware of Peppol-inbox.

Peppol is geen Belgische of Europese uitvinding — het netwerk wordt wereldwijd gebruikt, ook in Australië, Singapore en Nieuw-Zeeland. Maar België heeft als een van de eerste landen Peppol verplicht gesteld voor alle B2B-facturatie.

Voor wie geldt de verplichting?

De verplichting geldt voor alle btw-plichtige Belgische ondernemingen die facturen sturen aan andere btw-plichtige Belgische ondernemingen. Concreet:

Twijfel je of jouw situatie onder de verplichting valt? De vuistregel is simpel: als jij en je klant allebei een Belgisch btw-nummer hebben en je factureert voor een B2B-dienst of product, dan geldt de verplichting.

Wat verandert er precies?

Vroeger kon je een factuur versturen als PDF per e-mail — dat was wettelijk geldig. Vanaf 1 januari 2026 is dit voor B2B-transacties niet meer voldoende.

Er was een tolerantieperiode van 3 maanden (januari–maart 2026), maar die is voorbij. De overgangsperiode is niet bedoeld als uitstel — het is bedoeld om te migreren, niet om te wachten.

Wat zijn de risico's als je niet compliant bent?

De Belgische belastingdienst kan facturen die niet conform het vereiste formaat zijn, niet erkennen als geldig voor btw-aftrek. Dat betekent:

• •Je klant kan geen btw aftrekken op jouw factuur
• •Grotere bedrijven en overheidsklanten weigeren al PDF-facturen en betalen simpelweg niet
• •Je loopt risico op boetes bij een btw-controle
• •Vertraging in betalingen omdat klanten de factuur niet kunnen verwerken

In de praktijk merken veel kleine bedrijven het probleem pas wanneer een grote klant een factuur weigert. Dat is het moment waarop je realiseert dat je achterloopt — maar dan ben je al te laat voor die betaling.

Veelgemaakte misverstanden over Peppol

Hoe word je Peppol-compliant? (Stap voor stap)

Het klinkt technischer dan het is. In de praktijk zijn er drie dingen die je nodig hebt:

1. 1

   Peppol-registratie

   Je btw-nummer moet geregistreerd staan op het Peppol-netwerk zodat klanten jou kunnen vinden en facturen naar jou kunnen sturen. Dit doet een Peppol Access Point voor jou.

2. 2

   Een tool om facturen aan te maken

   Je hebt software nodig die facturen aanmaakt in het correcte UBL XML-formaat. Een gewone Word of Excel template werkt hier niet voor.

3. 3

   Versturen via het Peppol-netwerk

   De factuur moet effectief via het Peppol-netwerk worden afgeleverd bij de ontvanger, niet gewoon als e-mailbijlage.

Met Radi worden al deze stappen voor je geregeld. Je registreert je btw-nummer op het Peppol-netwerk, maakt facturen aan via een eenvoudige interface, en Radi verstuurt ze automatisch via Peppol. Geen technische kennis vereist.

Wat kost Peppol-facturatie?

De kosten variëren sterk per aanbieder. Sommige tools rekenen per factuur, anderen per maand. Grote boekhoudpakketten zoals Yuki of Exact Online hebben Peppol ingebouwd maar kosten al snel €50–€150 per maand — veel te duur voor een startup of freelancer die enkel facturen wil sturen.

Radi biedt een gratis plan waarmee je tot 15 facturen per maand kunt versturen via Peppol. Voor de meeste kleine bedrijven en freelancers is dat meer dan genoeg. Het Pro-plan (€12/maand) is onbeperkt.

Veelgestelde vragen over Peppol in België

Conclusie: nu actie ondernemen is de slimste keuze

Peppol is verplicht in België. De tolerantieperiode is voorbij. Als je nu nog PDF-facturen stuurt aan Belgische btw-plichtige klanten, loop je risico op geweigerde facturen, vertraagde betalingen en problemen bij een btw-controle.

De goeie nieuws: compliant worden kost je letterlijk minder dan 5 minuten met de juiste tool. Je hoeft geen boekhoudpakket aan te schaffen, geen accountant te bellen, en geen technische kennis te hebben.

Radi regelt je Peppol-registratie en verstuurt je facturen automatisch via het netwerk — inclusief automatische herinneringen tot je betaald wordt.