PDF of Peppol factuur — wat is het verschil en wat moet jij gebruiken?

Het korte antwoord

❌ PDF-factuur via e-mail (B2B)

Niet meer voldoende voor B2B-transacties tussen btw-plichtige Belgische bedrijven. Geldig geweest tot 31 december 2025.

✅ Peppol e-factuur (B2B)

Verplicht formaat voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige Belgische bedrijven vanaf 1 januari 2026.

Voor B2C-facturen (aan particulieren) is een PDF nog steeds volledig geldig — dat verandert niet.

Wat is een PDF-factuur?

Een PDF-factuur is een visueel document — een afbeelding van een factuur die je per e-mail verstuurt als bijlage. De ontvanger opent het bestand, leest de gegevens, en verwerkt de factuur handmatig in zijn boekhouding.

Het grote nadeel: een PDF is niet leesbaar voor computers. Boekhoudsystemen kunnen de gegevens er niet automatisch uithalen. Alles moet handmatig ingevoerd worden, wat foutgevoelig en tijdrovend is.

Wat is een Peppol e-factuur?

Een Peppol e-factuur is een gestructureerd XML-bestand (in UBL-formaat) dat verstuurd wordt via het Peppol-netwerk. In tegenstelling tot een PDF is dit bestand volledig machineleesbaar — alle gegevens (bedragen, btw, klantinfo, vervaldatum) zitten in een gedefinieerde structuur die boekhoudsystemen automatisch kunnen verwerken.

Het Peppol-netwerk werkt als een soort beveiligde postdienst voor zakelijke documenten. De afzender stuurt de factuur via zijn Access Point, het netwerk levert het af bij het Access Point van de ontvanger, en die verwerkt het in zijn systeem.

Vergelijking: PDF vs Peppol

Eigenschap	PDF-factuur	Peppol e-factuur
Formaat	Visueel document (PDF)	Gestructureerd XML (UBL)
Verstuurmethode	E-mailbijlage	Via Peppol-netwerk
Machineleesbaar	❌ Nee	✅ Ja
Automatische verwerking	❌ Handmatig invoeren	✅ Automatisch in boekhouding
Juridisch geldig B2B BE	❌ Niet meer (v.a. 2026)	✅ Ja
Juridisch geldig B2C	✅ Ja	✅ Ja
Btw-aftrek ontvanger	⚠️ Risicovol	✅ Gegarandeerd
Fraudebestendig	⚠️ Beperkt	✅ Hoog

Wanneer is een PDF-factuur nog geldig?

Een PDF-factuur blijft geldig in deze situaties:

✓B2C-facturen — je factureert aan een particulier (geen btw-nummer)
✓Buitenlandse klanten — facturen aan bedrijven buiten België (voorlopig)
✓Btw-vrijgestelde bedrijven — ondernemingen die zelf geen btw aanrekenen (art. 56bis)

Voor alle andere B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven geldt: Peppol is verplicht.

De praktische impact: wat betekent dit voor jou?

Als je nog PDF-facturen stuurt aan Belgische bedrijven...

Je loopt risico dat grote klanten je factuur weigeren, dat je klant geen btw kan aftrekken, en dat je problemen krijgt bij een btw-controle. Overschakelen naar Peppol is dringend.

Als je klanten al vragen om Peppol-facturen...

Dan heb je gelijk — ze zijn verplicht om structured e-invoices te ontvangen en steeds meer bedrijven weigeren actief PDF-facturen. Dit wordt alleen maar meer.

Als je enkel factureert aan particulieren...

Dan hoef je voorlopig niets te veranderen. PDF per e-mail blijft geldig voor B2C.

Overschakelen van PDF naar Peppol?

Radi doet het voor je. Setup in 5 minuten, gratis plan beschikbaar.

Gratis starten

Veelgestelde vragen

Kan ik naast Peppol ook nog een PDF sturen?

Ja, dat mag. Een PDF als begeleidend document naast de officiële Peppol e-factuur is toegestaan. De Peppol e-factuur is het juridisch bindende document.

Wat als mijn klant geen Peppol-adres heeft?

Als je klant niet op het Peppol-netwerk staat, kun je in de overgangsperiode nog steeds een PDF sturen. Maar controleer dit actief — steeds meer Belgische bedrijven staan al op het netwerk.

Is een PDF die ik vanuit mijn boekhoudsoftware exporteer een Peppol-factuur?

Nee, tenzij de software de factuur ook daadwerkelijk via het Peppol-netwerk verstuurt. Een PDF exporteren is niet hetzelfde als Peppol versturen. Check bij je softwareleverancier of dit het geval is.

Wat is het verschil tussen Peppol en e-facturatie?

E-facturatie is de brede term voor elektronisch factureren. Peppol is het specifieke netwerk en formaat dat Belgium gebruikt voor verplichte B2B e-facturatie. Niet alle e-facturatie is Peppol, maar in België is Peppol het verplichte standaard.